Abschluss von Arbeitsverträgen: Schriftlich oder digital?

Mit der Einführung der Arbeitsvertrag Textform beginnt für Arbeitgeber eine neue Phase der Digitalisierung im Arbeitsrecht. Verträge können nun wirksam per E-Mail, PDF oder über ein HR-System geschlossen werden – ganz ohne handschriftliche Unterschrift. Die Neuregelung erleichtert Abläufe erheblich, setzt jedoch voraus, dass Unternehmen die rechtlichen Anforderungen der Textform kennen und wissen, in welchen Fällen weiterhin die Schriftform zwingend bleibt.

Textform statt Schriftform: Bürokratieabbau im Arbeitsrecht

Seit dem 1. Januar 2025 können Arbeitsverträge auch in Textform abgeschlossen werden. Etwa per E-Mail oder als PDF-Dokument, ohne handschriftliche Unterschrift. Grundlage hierfür ist das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV), das die bisher strengen Formvorschriften des Nachweisgesetzes modernisiert. Ziel ist es, Unternehmen von Papieraufwand zu entlasten und digitale Prozesse zu fördern.

Von der Schriftform zur Textform beim Arbeitsvertrag

Bisher galt: Ein Arbeitsvertrag musste schriftlich abgeschlossen werden – also mit Originalunterschrift („wet ink“) beider Parteien. Seit Jahresbeginn genügt die Textform nach §126b BGB. Das bedeutet: Ein Arbeitsvertrag ist rechtswirksam, wenn

• er lesbar ist,
• die Person des Erklärenden erkennbar ist (z. B. durch Namensnennung oder eingescannten Namenszug),
• und die Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird, der gespeichert und ausgedruckt werden kann.

Ein Vertragsschluss per E-Mail, PDF-Datei oder über ein digitales HR-System ist damit zulässig.

Wichtig: Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer zur Empfangsbestätigung auffordern, um den Zugang des Vertrags nachweisen zu können.

In welchen Fällen trotz Textform weiterhin Schriftform beim Arbeitsvertrag vorgeschrieben ist

Was bleibt weiterhin in Schriftform? Die neue Regelung gilt nicht grenzenlos.
In folgenden Fällen bleibt die Schriftform nach wie vor verpflichtend:

• bei befristeten Arbeitsverträgen (§ 14 TzBfG),
• bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen,
• bei Vereinbarungen mit nachvertraglichem Wettbewerbsverbot,
• sowie in bestimmten Branchen mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit, etwa Bau-, Transport-, Sicherheits- oder Reinigungsgewerbe.

Wird in diesen Fällen dennoch nur Textform gewählt, drohen erhebliche Rechtsfolgen. Diese können bis hin zu einer ungewollten Entfristung des Arbeitsverhältnisses oder Bußgeldern nach dem Nachweisgesetz führen.

Was Arbeitgeber beim Einsatz der Textform im Arbeitsvertrag beachten müssen

Für Unternehmen kann die Gesetzesänderung eine spürbare Erleichterung bedeuten.
Neue Arbeitsverträge, Vertragsänderungen oder Zusatzvereinbarungen können künftig unkompliziert digital erstellt, signiert und versendet werden.

Wichtig bleibt jedoch die inhaltliche Sorgfalt:
Auch wenn die Formvorschrift erleichtert wurde, müssen alle wesentlichen Arbeitsbedingungen nach § 2 NachwG klar und vollständig dokumentiert werden.
Fehlt ein Punkt, kann der Arbeitnehmer auch künftig eine Nachbesserung verlangen. Auf Wunsch sogar wieder in Papierform.

Praktischer Hinweis: Wie Unternehmen die Textform beim Arbeitsvertrag rechtssicher umsetzen

Will der Arbeitgeber von der Digitalisierung im Arbeitsrecht profitieren, sollte er die von ihm verwendeten Musterverträge und HR-Prozesse prüfen:

• Sind die Vertragsvorlagen bereits an die Textform angepasst?
• Gibt es ein Verfahren zur Dokumentation des Vertragsschlusses und der Empfangsbestätigung?
• Weiß der Arbeitgeber, in welchen Fällen weiterhin Schriftform erforderlich ist?

Fazit: Vorteile und Grenzen der Textform beim Arbeitsvertrag

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV macht der Gesetzgeber einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Arbeitswelt.
Arbeitsverträge per E-Mail oder PDF zu schließen, kann Zeit und Aufwand sparen.

Die Änderung des Formerfordernisses setzt aber voraus, dass der Arbeitgeber Inhalt und Grenzen der Textform kennt und sorgfältig dokumentiert.

Wenn Sie Fragen zu Form und Inhalt des Arbeitsvertrags und seiner Gestaltung haben, wenden Sie sich an unsere Rechtsanwälte mit besonderen Kenntnissen im Arbeitsrecht.